インバスケットの回答に正解はありませんが、アクションシート(回答用紙)の書き方のポイントを解説します。
大きく分けると記述式とマークシート式の試験がありますが、このページでは記述式を前提に説明をしていきます。

アクションシート(回答用紙)について

ではアクションシート(回答用紙)の書き方を考えてみましょう。

まず、アクションシートにはあなたの判断・アクションを記入する欄があります。
それ以外に試験実施会社によって様々ですが、

  • 重要性・緊急性を判断する項目
  • 関連資料などを記入する項目
  • 優先順位を記入する項目

などがあり、これらは評価する項目によって変化していきます。
詳細は『インバスケット・レポート』に記載しているので参考にしてください。

判断力の重要性

まず大事なのが「判断」です。
その案件に対して「承認」なのか「否決」なのか、もしくは条件付で承認するのかなど明確に記入しなければなりません。
「○○○だから○○する」という表現でも間違いではありませんが、「判断は●●。なぜならば●●」という考え方、表現の方が論理的で良いと思います。

添削付き問題集を購入いただき、弊社に返送があった回答を確認すると、判断が書かれていないケースが意外に多く見られます。
つまり、「○○と思う」「○○ではないか」という回答が多いのです。
これは判断ではなく、感想と取られてスコアにならない可能性があります。

インバスケットで評価される「判断」には主に、以下のものがあります。

インバスケットで評価される判断一覧

  1. 承認
  2. 否認・却下
  3. 条件付承認
  4. 保留
  5. 延期
  6. 無視
  7. 一任
  8. 上司の指示を仰ぐ

1.承認

日ごろの業務ではよく使いますが、インバスケットでは安易に「承認」だけにはしないほうが良いです。
明らかに「承認」しても問題なく、誰が判断をしても同じなら良いですが、そんな案件はあまり設問として出てこないことが多いです。
時間のある限り「承認」でも必ず、補足指示を出すのがベターでしょう。

2.否認・却下

判断力がある、そう評価されるかもしれませんが、インバスケットでは案外使いにくい判断です。
特に注意したいのは、部下からの提案などを安易に「否認・却下」することです。
まずは提案を聞いてから、「条件付承認」の形で部下に再考を促し、かつ部下の提案に対し感謝と評価の態度を示します。
結果的にはその提案を採用しなくても良いですが、部下のやる気をそぐような判断は、下手をするとマイナス対象になる可能性があります。

3.条件付承認

インバスケットでは使用頻度の高い判断です。これを選択すると後に取るアクションがたくさん出てきて、ある条件を満たせば「承認」するという便利な判断です。
これは、リスク管理や効果を最大限にする効果もあります。

例えば、コストを最小限にする策を試算させるなど数多くのアイデアを出します。
この場合は、必ず事後報告をさせましょう。細かな指示でも必ずチェックをするという姿勢は見せておきます。

4.保留

これもインバスケットの中の判断では多く使われます。
緊急性が低く、あなたが職場復帰をした後で判断できる案件はこの判断をしても構いません。
ただし、復帰してすぐに判断ができる「段取り」は指示をしなければなりません。

一般的に、日本人管理者はこの判断を通常業務で使用することが多いといいます。

リスクが少ない代わりに、アクションも少なくなることがあります。
この判断の場合は、「緊急度が低く、データをそろえてから正確な判断をする為」など、なぜ判断を保留にしたのか簡潔に表現すると良いでしょう。
ただし、時間が少なくなり焦るとこの判断が多くなるので注意したい所です。

5.延期

イベントや発注・人員の採用など、取り消してもリスクが少ないもので、あなたが着任してから指揮を執るべきものは延期の判断をしても構いません。
この場合の注意点は、必ず期日を記述すること。また、なぜ延期の判断をしたかも記入します。
延期の間に、その案件に対する判断の材料となる情報収集などの指示を出しておくと良いでしょう。

6.無視

使わないほうが良い判断です。なかには馬鹿らしい案件が出てくるかもしれませんが、それもあなたの対応を試しているのです。
その案件から問題点や、情報を活用する態度を表現しましょう。

7.一任

放任というイメージがありますが、インバスケットでは非常に有効的な場合があります。
なぜなら、人材活用力や組織活性力などで評価されることが多いからです。

部下の判断業務であることが明確であること、組織として部下が判断すべき案件であること、その部下の育成を目的としていること、などで判断をしましょう。

この判断の場合は「激励」「アドバイス(指示ではない)」「周りのサポート体制の援助」「判断の後押し」そして「事後報告」があなたの取るべきアクションでしょう。
ただ、諸刃の剣で、あなたが判断すべきことを単純に一任すると、間違いなくマイナス評価になるので注意しましょう。

8.上司の指示を仰ぐ

これも有効な判断でしょう。ただし、あなたの意思も表現をしましょう。
部下に対して、直接あなたの上司に指示を仰がせる場合は、必ずあなた自身から上司に相談と依頼を何らかの形で行いましょう。

まとめ

今回紹介した以外にも判断はありますが、いくつかの箱の中に案件を入れていくというイメージで、 問題集を数多くこなすとスムーズに判断が出来るようになります。

「最初の判断がベストな判断である可能性は少ない」

判断をする上では心がけてください。
自ら判断したことをもう一度判断しなおす。そして揺るぎ無い判断なら指示を出す。
この判断方法をお勧めしたいと思います。

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